Adaptar la oficina a un modelo de trabajo híbrido

Todos estamos de acuerdo que el 2020 cambió por completo nuestra manera de vivir, y es que la pandemia por COVID-19 nos obligó a reinventarnos en todos los sentidos, especialmente para dar un salto enorme hacia el mundo digital.
En el caso de las empresas, esto les obligó a implantar el método de teletrabajo. Esto a pesar de ser un cambio apresurado y muy desafiante, también le concedió a las empresas una oportunidad de descubrir cosas nuevas.
Como lo es el ahorro en gastos, mejorar la conciliación familiar por parte de los empleados, mayor eficiencia del tiempo, y demás aspectos.
Claro, ya iniciado el 2022 y con ciertas libertades para movilizarnos y todo lo demás, el modelo convencional de oficina también tiene su lugar.
Pero, debido a las experiencias pasadas con el confinamiento es lo que ha motivado a muchas personas optar por un esquema híbrido de oficina, en el que se desempeña una actividad semi-presencial.
Para que te vayas haciendo una idea, el modelo híbrido de oficina permite conservar en gran medida los aspectos del teletrabajo y encima, soluciona los problemas de no estar presente y trabajar en primera mano con el resto de los empleados.
Este tipo de modelos de oficina básicamente han llegado para quedarse, y es que han marcado un punto de inflexión en la mejora de la productividad en el campo laboral.
Si quieres conocer un poco más sobre este esquema de trabajo y cómo puedes implementarlo, te invito a que sigas leyendo y tomes nota de todo el contenido, que te adelanto, está cargado de mucha información de tu interés. ¡Vamos a ello!

¿Qué es el trabajo híbrido?

Un modelo híbrido de trabajo es básicamente una metodología en el que los empleados van alternando días de asistencia presencial en la oficina y trabajando desde casa.
En ese sentido la empresa puede ser quien establezca esa rotación de horarios para que un grupo trabaje de manera presencial y el otro desde casa, de manera que alteren entre ellos según los días que les corresponde.

Hablemos de los pros y contras de este esquema de trabajo hibrido

Los modelos híbridos de trabajo están en constante evolución, y si bien se muestra con muchos beneficios (que los tiene), obviamente no es perfecto, y al igual que todo, presenta una serie de aspectos positivos y negativos.
Dichas ventajas y desventajas de los esquemas híbridos de trabajo son:

Pros

Personal más feliz

Esto es algo que puede aumentar la felicidad en los empleados, y es que mientras unos prefieren estar en la oficina y disfrutan de ello, otros por su parte prefieren trabajar desde casa.
Y esto es algo que aumenta su productividad, ya que al estar en un espacio que les resulte más cómodo, podrán rendir mejor y, por ende, beneficiar a la empresa.
En ese sentido, hay investigaciones que incluso afirman como esto puede mejorar considerablemente el ambiente de trabajo y la sensación de comodidad.

Mayor retención de empleados

Este punto está directamente relacionado al punto anterior, y es que al tener empleados más felices y que estén a gusto con su manera de trabajar, obviamente van a querer conservar su puesto, y más aún con todas las comodidades que este esquema de trabajo ofrece.

Más candidatos

Personalmente considero que la mayor ventaja de este modelo de trabajo es la eliminación de fronteras, y es que las barreras geográficas ya no existen, por lo que podrás ampliar tus requerimientos para contratar nuevo personal.

Contras

Dificultades al momento de fortalecer conexiones sociales

Las relaciones sociales son fundamentales para una empresa, y en este caso no hay mejor manera de establecer conexiones entre los trabajadores que de manera presencial.
Además, esto hay que trabajarlo muy bien, ya que al tener dos grupos diferentes, puede desencadenar cierta división que puede resultar positiva sólo hasta cierto punto.

Falta de visibilidad

Este modelo híbrido puede representar una dificultad para los managers en el sentido que no saber exactamente como está siendo el desempeño por parte de los empleados, y para los empleados resulta difícil conocer si su desempeño es el correcto. Aunque esto tiene solución si se trabaja bien.

¿Cómo adaptar la estrategia digital a un modelo híbrido?

Al principio de la pandemia la implementación de un esquema híbrido fue testigo de una inmensidad de pedidos de dispositivos electrónicos como ordenadores e inversiones de grandes sumas de dinero en aquellas plataformas que se basen el trabajo colaborativo.
Claro, debido a que se trataba de un modelo bastante nuevo, muchas de estas herramientas no eran las más óptimas para este objetivo, y además, duplica a incluso el trabajo por parte de los empleados, quienes debían aprender y mejorar el uso de las mismas.
Pero claro, ya a casi dos años de esta etapa, muchas empresas han mejorado en ese sentido, sin embargo, todavía queda un largo camino por recorrer. En ese sentido, para marcar el éxito en ese proceso de transición hay algunas herramientas y tecnologías que pueden ayudar a ello, las cuales son:

Suites de colaboración

Estas herramientas se han convertido en un pilar importante de los esquemas híbridos de trabajo.
Son muchos los profesionales que están divididos en la actualidad entre los diferentes sistemas de comunicación, como las llamadas, videoconferencias, correos electrónicos y demás.
Mientras que por otro lado se encuentran los software con la capacidad de mantener conversaciones, o básicamente, iniciar chats.
Este tipo de paquetes te permiten estandarizar y racionalizar todo esto, logrando que tanto los empleados de la oficina como los de casa estén en la misma sintonía y evite eso comentábamos anteriormente,la división de grupos y una competencia insana entre los trabajadores.
A su vez, estas suites de colaboración les dan la posibilidad a los trabajadores de crear sus aplicaciones propias y usarlas dentro del campo laboral por parte de todos los trabajadores, así como demás instrumentos que ayuden a los empleados a optimizar sus funciones.

Análisis en la productividad

Realizar análisis de productividad son especialmente útiles para hacer que los trabajadores se enfoquen en los campos donde la empresa requiera de un mayor rendimiento.

Herramientas creativas

Todas las herramientas creativas están teniendo un papel importante a la hora de facilitar que los grupos divididos trabajen juntos sin importar su ubicación. En ese sentido, muchas de estas herramientas se pueden integrar a la perfección en cualquier aplicación de la empresa.

Tecnologías de inmersión

Todas las tecnologías de inmersión están presentando un cambio en las reglas en su manera de funcionar, especialmente en la colaboración.
En ese sentido, en lugar de reunir 100 personas en una sala de juntas presencialmente, el campo virtual está brindando la posibilidad de hacer todo esto desde cualquier lugar.
Del mismo modo, existe un sinfín de herramientas bastante interesantesque permiten reunir asistentes, compartir presentaciones, archivos, videos y fomentar una interacción constante, tal como sucedería en una junta presencial.

Oficinas inteligentes

Todas las tecnologías que están implementadas en la oficina se encuentran en una ola de surgimiento como una categoría nueva de gran atractivo en este sector.Un claro ejemplo de ello son los softwares que digitalizan cada proceso digital de la empresa.

3 Pasos fundamentales para adoptar un modelo híbrido de trabajo

Anteriormente ya comentaba algunos aspectos negativos de los modelos híbridos de oficina, pero, no es el fin de mundo, y esos aspectos no tienen por qué surgir si las cosas se hacen de la manera correcta y se maneja una buena gestión por parte del grupo y de las herramientas.
En ese sentido, además de lo mencionado en el punto anterior, hay tres aspectos que deben estar presentes sí o sí en este esquema de trabajo, ya que están enfocadas a evitar lo mencionado en puntos anteriores. Dicho esto, esos pasos a seguir son los siguientes:

1. Se debe definir una política enfocada en un esquema hibrido de trabajo

Ya sea por la labor que ejecutar, por la falta de adaptación al teletrabajo o por tratarse de un nuevo empleado en la empresa, es necesario analizar correctamente cada contexto.
Así como también los diferentes puestos de trabajo y las funciones a ejecutar de cada uno de ellos, ya que la política interna de la empresa debe estar basada en esos aspectos.
Asimismo, hay que tener en cuenta el modelo a seguir dentro de este mismo esquema, es decir, aspectos como:

• ¿Cuál será el porcentaje dedicado teletrabajo y al modelo presencial? 40% oficina – 60% teletrabajo, 50/50 o viceversa.
• ¿Divido dos grupos para cada espacio?
• ¿Los empleados deberán asistir todos los mismos días?

Todos estos factores e incluso algunos más, son los que deben conformar y por el que una normativa de esquema híbrido de trabajo debe estar basada.

2. Redefine y adapta los espacios de trabajo presencial al nuevo contexto de trabajo

Una vez se ha implementado este modelo híbrido de trabajo es momento de cambiar ciertas cosas.
Siendo el área de trabajo una de ellas, y es que puedes optar porque la oficina sea un espacio individual donde cada trabajador esté a lo suyo, o por el contrario, un espacio más cercano y social. Obviamente esto estará determinado por los valores y la política interna de la empresa.
Dentro de este esquema hibrido la oficina tiene un papel importante, y obviamente eres tu quien le puede sumar o restar importancia.
Ya que si la empresa requiere de una mayor frecuencia de asistencia por parte de los empleados, el papel de la oficina cobra más relevancia en comparación de si la empresa no precisa una asistencia frecuente de trabajadores.
De igual manera, nuestra recomendación es que el modelo de oficina más allá de la importancia que tenga, sea un espacio social y abierto entre los trabajadores.

3. Accede e invierte en tecnologías, herramientas y demás aspectos que contribuyan al esquema híbrido de trabajo

Ya en el punto anterior hablaba sobre algunas herramientas tecnológicas que deben estar presentes en un esquema híbrido de trabajo, y es que claro, este es un modelo que debe estar optimizado en todos los sentidos, y estas herramientas, la implementación de nuevas tecnologíasayudará en ello.
Por ejemplo, herramientas que los trabajadores necesiten en su trabajo diario, tecnologías que ayuden en mejorar la comunicación, esquemas de seguridad, como la prevención de ataques cibernéticos, hackers e incluso, formaciones que doten a los empleados de nuevas capacidades que mejoren la implementación de este esquema.