Consejos para Organizar un escritorio desde cero

Cómo organizar un escritorio de oficina

El escritorio de una oficinaes el elemento principal de la locación, razón por la cual debe contar con todos los elementos y el orden necesario para garantizar el adecuado flujo de trabajo y, por consiguiente, la respectiva productividad.
Y es que un escritorio desordenado solo produce un atraso considerable en las labores propias del usuario, en vista de que es algo que tiende a dificultar la ejecución del trabajo, pues cuando las cosas no están en su lugar adecuado, no se encuentran con facilidad o pueden llegar a extraviarse.
Precisamente para evitar que esto te ocurra, te vamos a explicar la manera más fácil, práctica y efectiva de organizar todos los accesorios de oficina y equipos que van sobre este mueble y que te ayudan a rendir mejor en tus labores.

Escritorio de oficina: Cómo organizarlo desde cero

Para organizar de forma adecuada el escritorio de una oficina, empezando desde cero, es necesario contar con una mesa limpia, pues así se conoce exactamente qué tanto espacio hay disponible para ubicar todos los elementos.
Vacía toda la mesa sin mover aquellos equipos que te puedan resultar pesados y que ya cuentan con un lugar fijo, tal como el ordenador, la impresora, el teléfono, entre otros. Si están colocados en un sitio adecuado y cómodo no tienes que moverlos; en caso contrario, trata de ubicarlos de manera tal que cumplan con estas características.
Recuerda que, en estos casos, lo más aconsejable es dejar los equipos y elementos de más uso en la parte del frente, donde sean de fácil acceso. Ten en cuenta si eres zurdo o diestro, pues lo que más usas debe estar al alcance de la mano que más sueles usar.
En caso de que tengas varios dispositivos electrónicos sobre el escritorio, usa canalizadores de cables que te ayudan a esconderlos y le dan un toque estético interesante al lugar.

¿Conservar o tirar?

Después del análisis de los dispositivos y su ubicación adecuada, es muy importante que lleves a cabo una revisión de cada objeto que estaba sobre el escritorio y analizar si realmente lo necesitas o no. Puedes encontrar cosas que no hayas utilizado en mucho tiempo y que, probablemente, no vuelvas a usar.
En caso de que se trate de cartas, revistas, papeles y documentos que ya están vencidos, puedes tirarlos a la basura. Por supuesto, aquellos documentos y objetos que requieren que los guardes, puedes ubicarlos en uno de los armarios de oficina que no esté al alcance de tu vista.
Es muy importante recordar que cuantos menos elementos tengas sobre tu escritorio, será mucho mejor, por lo que siempre se debe recurrir a lo esencial, tal como la bandeja para papel, un portalápices, entre otros. No sobrecargues la superficie con cosas que no usas y verás que lucirá mucho mejor.
En caso de que cualquiera de esos elementos no coincida con el estilo decorativo de tu oficina, que ya se encuentre muy deteriorados o no está cumpliendo bien con su función, puedes sustituirlo por uno nuevo y de esa manera refrescas la imagen de tu escritorio.

Ten una papelera siempre cerca

Por lo general, en una oficina siempre se desecha una gran cantidad de papeles, grapas, entre otros elementos, por lo que las papeleras se convierten en tus mejores aliadas. Para evitar que tengas que levantarte constantemente de tu escritorio para desechar algún objeto, te recomendamos que ubiques una papelera cera de éste, en un lugar que no estorbe y sea lo más discreto posible.
Este es un elemento fundamental que, dependiendo del flujo de trabajo y la cantidad de objetos que tires, debes vaciar con frecuencia para evitar que afecte la estética del lugar al estar muy llena de cosas. Procura usar la papelera solo para elementos de oficina, pues los vasos y recipientes de comida pueden generar malos olores en el recinto.

Mantén una cajonera próxima a tu escritorio

Las cajoneras siempre representan la opción más idónea para conservar en el escritorio aquellas cosas que no deben estar a simple vista, tanto por estética como por la organización adecuada de la superficie, pues demasiadas cosas allí pueden provocar molestias o estorbar.
Las cajoneras que tienen cajones de diferentes tamaños son perfectas, pues en ellos se pueden almacenar objetos con tamaños muy distintos. En este caso, la elección de este tipo de mueble queda a tu elección, dependiendo de los elementos que deseas guardar. Incluso puedes optar por aquellos que tienen organizadores en el interior de los cajones, que también son perfectos para ordenar los elementos de menor tamaño como la grapadora, por ejemplo.
En el caso de que tu mesa o escritorio no tenga una cajonera que esté fija, puedes colocar debajo de ella, de una manera práctica, una cajonera que tenga ruedas y que puedas ubicar donde lo desees.
En caso de que la mesa no cuente con el tamaño adecuado para ubicar la cajonera, tienes que buscar un espacio idóneo para ubicarla. Incluso puedes usar archivadores y clasificadores, en vista de que vienen con los respectivos compartimentos para que clasifiques adecuadamente todos los tipos de documentos que manipulas en la oficina.

Un armario de oficina te será de gran utilidad

Por supuesto que sí, pues es uno de los muebles auxiliares de oficina más efectivos que existen, en vista de que te ayuda a almacenar objetos que usas con frecuencia pero que no deben ir sobre el escritorio, ya sea por falta de espacio o por cuestiones de estética y practicidad durante el trabajo.
Algunos de los elementos que puedes colocar en el armario de la oficina son las carpetas colgantes, en las que se archivan una gran cantidad de documentos como los del área administrativa, de finanzas, de recursos humanos, entre otros.
Allí también tienes la opción de colocar elementos que usas con una frecuencia moderada, como una laminadora, una anilladora, entre otros equipos.

Una zona de archivo será imprescindible

Por supuesto, siempre es importante contar con un archivo, el cual puede ser de un tipo específico, dependiendo del uso que le proporcionas a dicho mueble. Eso sí, siempre deja a la mano todo lo que uses a diario.
Esto también te proporciona la facilidad de guardar los documentos que son importantes pero que no tienen que estar a simple vista. Incluso te ayuda a estirar las piernas de vez en cuando, al momento de levantarte a buscar algo que esté en su interior, evitando que pases muchas horas trabajando sentado, pues es algo que finalmente resulta perjudicial para la salud.
Recuerda que el archivo debe ser de un color y tener una forma que vaya acorde con el estilo decorativo de la oficina y el escritorio, pues de esa manera se mantiene una armonía en el diseño que resulta agradable, tanto para el usuario como para los visitantes del recinto.
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Organiza tu tiempo con un calendario

Aun cuando algunos dispositivos móviles como el teléfono, la Tablet o hasta el mismo ordenador de mesa cuentan con un calendario, nunca está de más aquel de papel con el que puedes observar fácilmente la fecha y anotar los próximos compromisos pendientes.
Este es uno de los elementos más útiles que puedes ubicar en tu escritorio, el cual puede colocarse al lado del ordenador o la pantalla, pues ahorra mucho tiempo al tenerlo a simple vista.
Existen muchos modelos de calendarios que se pueden usar en un escritorio de oficina, por lo que el tamaño y el diseño elegido depende de los gustos y preferencias que tenga el usuario. Incluso pueden optar por un modelo de colgar en la pared, cerca del escritorio, dejando espacio libre en éste para otro elemento esencial.

No llenes tu escritorio de adornos inútiles

De acuerdo con lo que establece el Feng Shui el orden de los elementos es indispensable en todo lugar, incluso si se trata de un escritorio, que debes evitar sobrecargar de objetos que no sean nada útiles, en vista de que se convierten en elementos de distracción que pueden afectar tu adecuada concentración.
Algunas personas suelen dejar sobre su escritorio objetos de índole personal que les recuerdan momentos divertidos o motivadores como portarretratos de sus vacaciones o la entrega de algún reconocimiento, por ejemplo. Sin embargo, debe evitarse el uso exagerado de esto para no sobrecargar la superficie.
La regla general en este caso es bastante sencilla: no coloques sobre tu escritorio más de tres artículos pequeños y personales, pues el objetivo es que te incentiven a realizar tu trabajo con gusto sin sentirte sobrecargado.

Utiliza más las nuevas tecnologías y menos pos-it

Otro elemento con el que no se debe exagerar a la hora de organizar un escritorio de oficina es el post-it, pues es un objeto ideal para usar como un recordatorio para una actividad específica o puntual, por lo que no debe llenarse la pantalla con ellos para evitar una sobrecarga de elementos. Debes usarlos con mucha prudencia para que cumplan su función sin estorbar.
Siempre que sea posible, usa el calendario para los recordatorios, pues es algo que resulta igual de efectivo que los post-it pero no ocupan espacio en la pantalla de tu ordenador.

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