Consejos para organizar una sala de reuniones

Cómo organizar una sala de reuniones

Para saber cómo organizar una sala de reuniones y que esta sea exitosa, tendrás que considerar no solo la agenda y los delegados, sino también la manera en cómo se distribuye todo el mobiliario.
Deberás considerar cuál es el propósito de la reunión y organizar todo para garantizar que se logre el entorno adecuado. Una sala de reuniones bien organizada puede garantizar que los participantes interactúen bien y haya un buen resultado.

Aspectos importantes de cómo organizar una sala de reuniones

Para garantizar que todos los participantes saquen el máximo partido a tu evento, debes tener en cuenta una serie de aspectos. ¿Cuántas personas asistirán, tendrán que tomar notas de lo que se explique durante el evento, tendrán que interactuar con otros asistentes?
A continuación, se ofrecen algunas consideraciones sobre cómo organizar una sala de reuniones:

Planifica la distribución de tu sala de acuerdo con el propósito de la reunión

Establece el ambiente y mantén las cosas organizadas con cualquiera de estos diagramas de salas de reuniones.

Estilo de sala de juntas o montaje imperial

Para una reunión de tipo debate, considera usar un asiento alrededor de la mesa comúnmente llamado "estilo de sala de juntas" o “montaje imperial” para que cada delegado pueda ver a todos los demás.
El uso de proyectores y pizarras blancas no es habitual. Esto se debe a que no se puede garantizar una buena vista para todos los participantes.

Configuración en forma de U

Las salas de conferencias están preparadas con mesas dispuestas en forma de U con sillas alrededor de ellas a un lado. Si se necesita un punto de interés en la habitación para proyectar una imagen, es normal asignar la habitación de esta manera.
El uso principal de una configuración en forma de U es para dinámicas de grupo y cursos de formación.

Auditorio o Teatro de la Asamblea

Las sillas se colocan mirando hacia el frente de la sala. Por lo general, no se utilizan mesas, ya que los invitados no necesitan tomar notas, pero es habitual dejar un pasillo en el centro.
Los auditorios se utilizan principalmente para conferencias, discursos, alocuciones y presentaciones ejecutivas.

Asientos mixtos

Si bien esto puede ser informal como el diseño de la sala de reuniones, un esquema de asientos mixto tiene más que ver con las sillas y la altura que con cualquier otra cosa.
Usa sillas en diferentes niveles en todo el espacio donde puedas designar lugares para la relajación. Los muebles de oficina artísticos y llamativos o la decoración peculiar hacen que este diseño sea divertido, funcional y que exista la productividad.

Puntos importantes al crear los distintos estilos a la sala de reuniones

Independientemente del diseño que elijas, ten en cuenta estos puntos al crear un diagrama de tu próximo evento:

  • Decide el nivel de formalidad que requiere tu programa para ayudar a reducir las opciones
  • Elige si deseas que los asistentes se conecten emocionalmente, profesionalmente o ambos
  • Deja que los objetivos de tu reunión tengan la última palabra en el diseño que elijas
  • ¿Necesitas que la gente se mezcle y conviva? El espacio de piso abierto, una variedad de alturas de sillas y el uso de mesas para banquetes son una excelente opción.

En resumen, esto significa que tienes un sinfín de opciones de estilos de salas de conferencias. Considera la que mejor se adapte a tu lugar de trabajo y a quienes serán los participantes.
Ten en cuenta que elegir el mejor diseño para el evento puede ser un reto, ya que es un factor importante para lograr los objetivos del mismo. Sin embargo, si tienes en cuenta los puntos anteriores, podrás alcanzar esos objetivos planteados.

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