Consejos para trabajar a distancia

La emergencia del Coronavirus ha hecho que el trabajo ágil ya no sea una opción simple, sino una realidad para muchos. Por tal motivo, tomar en cuenta algunos consejos para trabajar a distancia puede resultar muy útil.Ya seas empleado o empresa, el teletrabajo requiere tiempo de dedicación para aprender nuevas rutinas.
Confiar en el trabajo inteligente puede ser una palanca fundamental para aumentar el compromiso de todos y, en consecuencia, de la productividad. A continuación desde Panel2000 te desglosamosalgunos puntos a considerar para optimizar de manera eficaz tu trabajo desde casa.

Guía para trabajar a distancia

No hay nada mejor que una guía sobre cómo trabajar de forma remota, en la que contenga consejos para trabajar a distancia útiles para cualquier persona que trabaje desde casa, respondiendo a las preguntas más habituales sobre el tema.
En ciertos casos, trabajar desde casa puede resultar ser una experiencia muy aburrida al sentirte solo. Por ello, una guía puede ayudarte a adaptarte con éxito a trabajar desde el hogar de la mejor manera, ya sea que tengas un negocio o trabajes para otra persona.

Trabajar a distancia para empleados y freelance, paso a paso

El trabajo a distancia no es fácil, pero aporta muchas ventajas que se pueden utilizar desde el primer día. Ahorrar tiempo, reducir gastos y mejorar la calidad de vida son algunas de las ventajas de trabajar fuera de casa.
Se requiere la participación de todos para iniciar el proceso de oficina remota. Por tanto, no solo es inherentemente responsable de las herramientas de la empresa o autónomos.
Por ende, la elaboración de una hoja de ruta para realizar de forma paulatina operaciones remotas también es beneficiosa para quienes trabajan de freelance por ejemplo.
Antes de comenzar a trabajar a distancia, veremos algunas cosas que debes recordar.Por ejemplo, asegúrate de tener el entorno, los medios y las herramientas para hacer el trabajo de la manera más eficiente posible.

La elección del lugar para trabajar a distancia es importante

Independientemente del tamaño o la ubicación del lugar donde comenzarás a teletrabajar, identificarlo como un área dedicada al trabajo es crucial. Convertir el sitio en un lugar cómodo, acogedor y práctico con suficiente espacio traerá buenos resultados a tus proyectos de trabajo.
Una oficina en casa bien ubicada creará un entorno propicio para el trabajo, lo que te ayudará a lograr el éxito en el día a día. Debes considerar dentro del lugar la iluminación, el tamaño del espacio como se mencionó anteriormente y otros aspectos prácticos.

Una oficina en casa con una ubicación creativa

Si no tienes un patio trasero o garaje y / o tu espacio está severamente restringido, aún puedes configurar una oficina en casa efectiva haciendo un uso creativo de tu área disponible.Trata de encontrar un lugar o lugares donde tu vida laboral no interfiera demasiado con tu vida hogareña y donde sea lo más discreta posible.

Convierte una habitación en una oficina

¡Esta es la configuración perfecta porque es más cómodo tener un espacio dedicado en la casa! Esto te permitirá estar tranquilo y protegido del ruido. Delimitar claramente el espacio de trabajo de la vida privada da la sensación de ir "a la oficina" y así permite una mejor concentración.
Para configurar tu oficina, primero elige el mueble que será la pieza central. Instalado en el medio de la habitación, contra una pared, de diseño o clásico, son algunas de las opciones para elegir.
Después, no olvides las comodidades de los alrededores. Todo lo que usas habitualmente debe ser de fácil acceso desde tu escritorio.

La silla y la mesa que sean ergonómicas

Elegir la silla y el escritorio más ergonómico es un factor importante para maximizar tu comodidad y bienestar al momento de teletrabajar desde casa.
De lo contrario, el dolor de espalda, el dolor de cuello o el dolor de muñeca te recordarán inmediatamente que tomaste una mala decisión al no tener en cuenta estos dos aspectos. Estas dos compras son tan imprescindibles como un colchón. ¡Al final, probablemente pases la misma cantidad de horas allí!

Elegir tu silla para un escritorio ergonómico

Estás en la tienda. Hay muchos modelos de sillas disponibles. ¿Qué aspectos estás mirando? ¿Cómo saber si la silla es realmente cómoda? Una silla puede parecer cómoda después de estar sentado por unos momentos y causa molestias e inconvenientes después de unas horas.
Las sillas ergonómicas, han sido diseñadas para adaptarse a los contornos del cuerpo y maximizar la comodidad durante los largos períodos que la mayoría de los trabajadores pasan sentados en sus escritorios. De tal manera, es importante tomar en cuenta:

Comprueba tu posición

El primer punto a evaluar para elegir una silla ergonómica es la posición de tus pies. Deben estar perfectamente apoyados en el suelo, es decir, desde la punta del pie hasta el talón.
La altura de la silla debe seguir la regla de los 90 grados. En otras palabras, la silla debe ajustarse de manera que los muslos y el resto de las piernas estén colocados en un ángulo de 90 grados, al igual que los pies con las piernas.
Tu espalda baja debe estar bien apoyada en el respaldo de la silla, si esto no es posible, obtén un cojín lumbar especialmente diseñado para este propósito. Un respaldo mal ajustado puede hacer que tu postura se adapte de forma poco natural o que aumente la tensión en los hombros y la espalda.

Escoge un software adecuado para el trabajo en remoto

Entre otras cosas, esto significa elegir el aspecto más adecuado para la actividad a realizar. Existen programas y plataformas que dan soporte a varios campos de trabajo.
Desde los campos del diseño, derecho, contabilidad y administración hasta campos más generales. He aquí algunas herramientas recomendadas para ayudarle a mantener el ritmo de trabajo y aumentar la productividad de tu equipo.
Lo ideal es que, además de estas estaciones de trabajo, cuentes con un programa que permita el acceso remoto a los ordenadores de tu oficina.
De esta manera, puedes trabajar de forma remota y mantener todas las operaciones con un solo clic. Los programas como AnyDesk, LogMeIn, TeamViewer y Azendoo son esenciales para un trabajo estable y cómodo desde casa.

¿Qué herramientas te pueden ser útiles para el trabajo a distancia?

Algunas de las herramientas digitales más populares para organizar tu teletrabajo y ganar en productividad son:

AnyDesk

Es un programa que se originó en Alemania y tiene como objetivo establecer una comunicación remota entre computadoras personales. Se puede descargar directamente desde el navegador. Y configurarlo con una contraseña que permita el acceso a otros dispositivos conectados.

Herramienta LogMeIn

Este es un procedimiento ideal para el trabajo en equipo en grandes proyectos. Es un software gratuito con un período de prueba gratuito de dos semanas, muy adecuado para pequeñas y grandes empresas.

TeamViewer

Es un programa de presentaciones de trabajo a distancia más importante y buscada del mercado. Te permite compartir escritorios, controlar actividades entre ellos y mantener reuniones en tiempo real con otros miembros del equipo.
Aunque es un software especial de pago, se puede descargar desde el navegador e instalar en la computadora.

Aplicación Azendoo

Esta aplicación de seguimiento de trabajos permite a los equipos planificar y compartir tareas en casa, sincronizar proyectos y comunicarse de forma más eficaz.Azendoo está disponible como una aplicación web, de escritorio y móvil, lo que permite a las empresas aumentar la productividad, coordinar diferentes equipos y trabajar de manera más eficiente en casa.
Para cualquier persona, organizar y mantener una lista de tareas comerciales puede llevar mucho tiempo e intimidar, por lo que Azendoo se creó para resolver este problema y preparar a la empresa para controlar su trabajo y reducir el volumen de correo electrónico.

Windows Remote Desktop

Es parte del sistema operativo. Por tanto, solo es necesario activarlo y configurarlo en un ordenador con este sistema.Esto es muy útil para suministrar el acceso a otros conectores autentificados en la red.

X2Go

Es un programa que incluso puede establecer acceso remoto en presencia de problemas de conexión. Dado que la información se transmite a través del protocolo SSH, se puede utilizar de forma segura con varios sistemas operativos.

Márcate un horario de trabajo

Porque a veces no es posible compaginar el trabajo con la vida familiar. Si no estás buscando encontrar un equilibrio entre los dos, entonces ya sea que vivas solo, con tu familia o con compañeros de cuarto, afectará uno de estos dos aspectos.
Por tal razón, define tus horarios de trabajo, respeta el tiempo y deja que las personas con las que vives hagan lo mismo. El trabajo remoto no debe significar que nuestro tiempo se extenderá indefinidamente.
Las tareas, expectativas y plazos deben ser claramente determinados y acordados por el supervisor y el teletrabajador. Asegúrate de igual forma no trabajar demasiado.
Es bueno comenzar y terminar a la misma hora cada día que trabajes desde casa y tener un ritual al comienzo y al final del día.
Dado que no hay pausa entre el despertar y la llegada al trabajo, algunos teletrabajadores encuentran útil por ejemplo salir de casa y caminar por el edificio antes de comenzar a trabajar.

Haz pausas en el trabajo

Los descansos son una parte importante del trabajo. Puede parecer contradictorio, pero trabajar duro significa saber cuándo es el momento de parar. Seamos sinceros: necesitas descansar del teletrabajo. Los descansos en el trabajo te permiten sentirte fortalecido mental y físicamente, lo que ayuda a prevenir un posible agotamiento.
De manera más general, los estudios han demostrado que el trabajador que toma descansos regulares está más satisfecho con su trabajo y es menos probable que busque empleo en otro lugar. Los descansos regulares siempre deben formar parte de tu horario de trabajo.

Los descansos aumentan la productividad

Cuando finalmente sentimos que lo estamos haciendo bien, es fácil comenzar a saltear los descansos. Es un error. Como lo mencionamos anteriormente, tomar descansos puede ayudarnos a ser más productivos.
Si te preocupa mantener tu nivel de productividad mientras tomas descansos, puedes encontrar varios métodos que los incorporen. Por ejemplo, la técnica Pomodoro prevé descansos largos y cortos integrados en el horario. Esto nos permite mantener o aumentar nuestrorendimiento mientras tomamos descansos importantes.
La adaptación al teletrabajo será diferente para todos, así que tómate el tiempo para experimentar con libertad diferentes técnicas de productividad. Estas técnicas te ayudarán a mantener un horario productivo y tomar los descansos que necesitas para mantenerte en forma.

Educar al equipo sobre el trabajo en remoto

Por lo general, hay personas de diferentes edades, preferencias y cualidades en la empresa. Por lo tanto, no es raro que dentro de los empleados se encuentren aquellos a los que les resulte difícil cambiar sus hábitos laborales.
Otros que necesitan ir a la oficina para deshacerse de asuntos internos y aumentar la productividad. También hay personas que pueden necesitar líderes o superiores que los empujen constantemente para lograr sus objetivos. Por esta razón formar y educar a todo el equipo sobre el trabajo a realizar desde casa es de suma importancia.

Cómo formar a tu equipo para que trabaje a distancia

En el caso de los consejos para trabajo a distancia, los líderes deben celebrar reuniones para concienciar, proporcionar apoyo y comunicar las directrices y soluciones para aumentar la confianza del equipo de trabajo.
Si no confías en las habilidades de los equipos que integran tu organización, no se recomienda iniciar el proceso de transición del trabajo presencial al trabajo remoto.Hay diferentes formas de configurar y ejecutar la capacitación remota, y el proceso que funcione mejor para todos dependerá de tus necesidades como líder de la organización.
Estos son los pasos que creemos que asegurará una manera fluida y sin complicaciones de poner en marcha rápidamente tu entrenamiento virtual:

Elige un modelo de entrega

Cuando utilizamos el término "formación remota", el primer pensamiento de la mayoría de las personas es algo similar a una reunión en línea. Definitivamente es un modelo popular, pero no es el único disponible para ti. Puedes realizar una capacitación de aprendizaje sincrónico, en la que todos participan de manera simultánea.
O puedes optar por hacer un aprendizaje asincrónico, que es cuando los empleados acceden a contenidos de aprendizaje, evaluaciones y se comunican y participan en actividades en su propio tiempo, o "a su propio ritmo".

Imparte formación

Luego de saber el modelo de entrega que darás a tus empleados, ahora es el momento de realizar tu capacitación remota. Solo necesitas cargar los cursos de eLearning, por ejemplo, y establecer fechas límite e invitar a todos.

Marcar objetivos para el trabajo a distancia

Es necesario reevaluar los objetivos marcados por la empresa a corto, medio y largo plazo. Y realiza estos acoplamientos con nuevas formas de trabajar.
Por ejemplo, desarrollar y puntualizar proyectos fuera del país, en lugar de invertir en expansión o abrir nuevas sucursales. Tu objetivo es enfocarte en lograr metas que no tienen nada que ver con el entorno cara a cara, mientras te desplazas más hacia la transformación organizacional y el desarrollo tecnológico.
Establecer objetivos claros con métricas específicas, seguir plazos estructurados para los controles y períodos de evaluación, crear expectativas y normas culturales por adelantado ayuda a los gerentes de la profesión a visualizar el éxito y lograrlo.

Suministra los equipos y herramientas necesarias a tus empleados o colaboradores

¿Por qué lo hacemos? Porque este es uno de los factores que pueden afectar a la productividad de los miembros de tu equipo.
La empresa debe pagar la compra de aparatos técnicos para realizar tus funciones de trabajo de forma remota. O, en otro caso, solicitar prestada parte de las herramientas que necesita el equipo para trabajar desde casa.
Un gran trabajo requiere grandes instrumentos y si las empresas van a ser productivas en un entorno de trabajo remoto, necesitan que sus empleados al menos se sientan cómodos.
Por supuesto, todos entienden que se trata de una situación extraordinaria que las empresas no pudieron planificar. Pero incluso en esta economía difícil, si el equipo adicional puede ayudar a los empleados a ser más productivos y comprometidos, valdrá la pena el gasto.

Lo esencial del teletrabajo

Si bien cada industria es diferente, para la mayoría de los trabajos de oficina, el teletrabajo es imposible sin algunos elementos esenciales como:

Un ordenador

Todos deben tener la calidad suficiente para trabajar, por lo que un ordenador portátil personal debe ser prioridad.

Más velocidad de navegación

Las empresas también pueden querer proporcionar a los empleados una asignación para aumentar la velocidad de Internet y el paquete de datos.

Accesorios de comunicación

Si el rol de un empleado requiere llamadas telefónicas y videoconferencias, puede que sea importante agregar más elementos esenciales a la lista: un auricular, una cámara web y (en algunos casos) un teléfono.

Papelería

Para la comunicación fuera de línea, los empleados pueden requerir un suministro de material de escritorio como bloc de notas y bolígrafos, notas adhesivas y papel con membrete con sobres. Después de acostumbrarse a un suministro aparentemente infinito de estos en la oficina, podría resultar frustrante para los empleados tener que comprarlos ellos mismos.

Herramientas técnicas necesarias

Lo ideal es que los líderes se preparen de antemano para encontrar las mejores herramientas tecnológicas. Y aplicaciones, programas y software para el trabajo a distancia que mejor se adapten a la naturaleza y los motivos de la organización.
Esto también te ayudará a ver si el trabajo es productivo y realizar un seguimiento de las tareas de ser necesario.

Trello

Es una herramienta para conectar aplicaciones juntas cuándo diferentes equipos están trabajando en el mismo proyecto en otras aplicaciones y anhelan uninstrumento de gestión para realizar un seguimiento de todo.
Trello interviene para consolidar, organizar, integrar y colaborar con todas las personas, partes de los proyectos más importantes. A los equipos remotos les encanta usar Trello porque pueden mantener la comunicación en un solo lugar, eliminando las complejas cadenas de correo electrónico fuera de la ecuación.

Active Collab

Permite administrar archivos y proyectos, es una herramienta integrada de gestión y colaboración, que combina la gestión de tareas, el seguimiento del tiempo y la facturación en una aplicación fácil de usar y bien diseñada.
Es altamente configurable y rico en herramientas de planificación y organización que agilizan o automatizan sus procesos hasta recibir el pago, por ejemplo, al vincular los registros de tiempo con la facturación dentro del sistema para una anotación más precisa.

Asana

Ideal para mejorar la comunicación, el trabajo en equipo, la gestión de tareas, etc. La situación ideal es el resultado de obtener servicios en la nube para dar soporte de forma segura a aquellos proyectos desarrollados que se hacen fuera de la oficina.
Siguiendo este orden de ideas, también existen muy buenas herramientas gratuitas como Google Drive, Zoom y Sesame Time para el trabajo remoto.
Además de tener versiones gratuitas, puedes realizar videollamadas, videoconferencias y mantener una comunicación agradable y oportuna con el equipo de trabajo.

Mantén el contacto con tus empleados o colaboradores

Realiza reuniones frecuentes en horario laboral, fija la hora con antelación y avisa a todos los colaboradores con anticipación para que se puedan comunicar de forma sincronizada.
Estas reuniones de corta duración pueden realizarse en fechas intermedias o, si es necesario, todos los días antes del inicio de cada día. El principal objetivo de estas actividades es organizar y encargar las acciones del día. Y evitar la distancia espiritual entre el trabajo remoto, los objetivos y la empresa.

Mantenlos comprometidos con el reconocimiento

El reconocimiento en el lugar de trabajo es esencial para el éxito general de la organización. Cuando reconoces a tus empleados por su excelente trabajo a tiempo, ellos se regocijan por sus contribuciones. Alimenta su celo por mejorar y ganarse el reconocimiento de sus gerentes y compañeros.
A medida que el mundo entero se ve paralizado por una pandemia viral que obliga a todos a permanecer aislados, brindar cualquier tipo de reconocimiento a los empleados y darles algunos consejos para trabajar a distancia es lo que muchos ejecutivos de recursos humanos tienen como prioridad actualmente.