Consejos para organizar tu oficina

Los mejores consejos para organizar tu oficina serán desglosados a lo largo de este artículo, continúa la lectura para que aprendas más del tema.
Si tu espacio de trabajo es un caos, podrías estar perdiendo productividad y tu rendimiento laboral probablemente se verá afectado. Conocer estos consejos para organizar la oficina pueden ayudarte a mantener todo junto y a sacar el máximo provecho de cada hora del día.
¿Pasas más tiempo buscando documentos, suministros o correos electrónicos que trabajando? Si es así, estás perdiendo un tiempo valioso y disminuyendo la productividad. Requieres un poco de planificación, compromiso y coherencia.

Cómo organizar la oficina

Los mejores consejos para organizar tu oficina y maximizar tu labor, han sido seleccionados de la Asociación Nacional de Organizadores Profesionales (NAPO) y Simplifícame Ahora.
Estos consejos para organizar tu oficinapueden ayudarte a transformar tu espacio de trabajo de estresante a sereno, y a impulsar tu productividad facilitando la búsqueda de archivos, documentos, suministros, y a mantenerte al día con los proyectos en curso y las fechas límite.

La funcionalidad y el orden: un plus para ti

La característica más importante de un buen diseño de oficina es la funcionalidad. Sin embargo, con frecuencia las oficinas están abarrotadas de tantas máquinas o equipos que no son funcionales.

La funcionalidad de tu oficina es prioridad

La funcionalidad de tu oficina es prioridad, puedes tener el diseño de oficina más atractivo y actualizado disponible y aun así no podrás lograr lo que necesitas hacer a menos que organices todo.Es momento de tener una oficina ordenada.
Toma una pausa y agenda un tiempo de limpieza, de esta manera el diseño y todos los bienes cumplirán su función dentro de la oficina.

Mantén limpia y ordenada tu oficina

Según NAPO, el primer paso es deshacerse de las cosas innecesarias que ocupan un valioso espacio.

Sin obstáculos

Existen mobiliarios que obstaculizan el paso o desempeño del personal. Si hay obstáculos de mobiliario en el diseño de tu oficina muévelos o sácalos completamente.

Mejora el tiempo de limpieza

El deshacerte de lo innecesario facilitará la tarea de limpiar el espacio, ya que esta ocupación se realizará rápidamente y posibilitará la oportunidad de efectuar una limpieza más profunda en espacios de difícil acceso.
Cuando te quedes solo con los artículos necesarios y hayas eliminado el exceso de desorden, podrás organizar más fácilmente lo que queda.

Diferencia áreas de trabajo

Cuando diseñas un espacio de trabajo es importante pensar en cómo se interactúa con todo el espacio. Considerar dónde está ubicado todo y cómo eso afecta a la forma en que los empleados se mueven a lo largo del día, es clave para mantener el orden.

El movimiento no significa desorden

Disponer de espacios para usos específicos ayuda a tener orden, ya que al crear áreas de trabajo facilita organizar el material y mobiliario, proporcionando un lugar concreto para cada artículo o bien de la empresa, fomentando el orden. 
Poner la fotocopiadora en un espacio separado, por ejemplo, crea razones para colocar el material de papelería en esta área contribuyendo al orden.

Una excelente idea

Para organizar la oficina y crear zonas laborales se hace muy útil colocar biombos separadores o mamparas para oficina. Su función principal es delimitar espacios, mejorando la clasificación de los muebles y optimizando su uso.

Organiza cajones y bandejas

Utilizar cajones y bandejas para acomodar carpetas para oficina y otros artículos de uso constante es una forma eficiente de mantener el área de trabajo despejada y sin estar abarrotada.

Uso adecuado

Asegúrate de que las bandejas cumplan la función que le corresponde, organizarlas de tal manera que aproveches el espacio de trabajo y solo para almacenar documentos prioritarios y que están en proceso de revisión, el resto de los papeles deben guardarse siguiendo el sistema para archivar que emplea la compañía.
No utilices los cajones como papelera, desecha lo que no tiene vida útil. Crea compartimentos con separadores para recoger y clasificar el material de trabajo, así tendrán un lugar donde ir, y cuando quieras uno, podrás encontrarlo.

Mantén limpia y ordenada tu mesa o escritorio

Ahora una de las partesmás difícil, la mesa de trabajo o escritorio. Mantén solo los suministros y aparatos que necesitas diariamente en tu escritorio.

Elementos y suministros necesarios

Según NAPO, tu ordenador, el teléfono, un par de bolígrafos, un bloc de notas y una grapadora son elementos que deberían estar al alcance de la mano.

No acumules papeles

Es importante crear un sistema de flujo cualquier documento entrante, en espera o en el que se está trabajando. Ten cuidado de no mirar los documentos y luego colocarlos de nuevo en tu escritorio.
Toma una decisión para la acción, y luego sigue adelante. No es donde lo pones sino donde lo buscarás.

Establece fechas para destruir los documentos

Lograr la limpieza y orden de tu oficina implica realizar la constante tarea de revisión de papeles. Debes revisar todos los documentos y desechar los duplicados.
Desecha todo lo que no hayas usado en seis meses. Conserva solo lo necesario, aquello que pueda ser útil para reciclar.

Organízate digitalmente

Estar organizado electrónicamente es tan importante como estar organizado físicamente, dice NAPO. Crea diferentes carpetas en tu buzón de correo electrónico para cada cliente y proyecto, para que cuando lleguen nuevos correos electrónicos, puedas actuar rápidamente y archivar las comunicaciones.

Clasifica y archiva lo digital

Para los materiales archivados, un proveedor de almacenamiento basado en la nube puede ser una gran manera de almacenar proyectos terminados o archivos que no se necesitan todos los días.

Mobiliario y accesorios para mantener tu oficina ordenada

En el mercado actual los diseños de muebles y accesorios para mantener ordenado el espacio de trabajo abundan. Algunos de los más ventajosos a continuación:

• Las pizarras, útiles para anotaciones de eventos y tareas importantes. Evitan la acumulación de papeles en el escritorio u ordenador.
• Armarios metálicos con archivadores, generan sistemas de archivos para los documentos.
• Percheros para oficina, solucionan el arreglo de abrigos, sombreros, bufandas, carteras, bolsos, entre otros.
• Expositores para oficina, mantienen disponibles y ordenados material de uso frecuente, por ejemplo, la correspondencia.
• Pantallas de proyección, es un accesorio que ayuda a delimitar un espacio para reuniones y conferencias.

Conoces las apps que te ayudarán a ordenar tu oficina

Te presentamos algunas apps que pueden ayudar a mantener el orden dentro de la oficina.

LockBox

La aplicación LockBoxte ayuda a proteger información vital como cuentas bancarias, contraseñas, notas y cualquier otro dato. Es segura, ya que todos los datos están encriptados, utilízala para mantener información a mano. 

eWallet

La AppeWallet te facilita los pagos y compras en línea, esto lo hace a través de la tecnología de carteras electrónicas. Te garantiza seguridad y rapidez.

CamCard

Esta aplicación CamCard guarda de manera rápida y fácil la información de presentación de los clientes, proveedores y otros sin usar papel. Puedes almacenar datos de contacto de personas que conoces en juntas de negocios, seminarios, conferencias y más.

Google Drive

Con la App Google Drive tienes la posibilidad de crear y subir archivos o carpetas desde cualquier parte, ya que utiliza la tecnología de almacenamiento en la nube.

Evernote

La toma de notas jamás volverá a ser igual usando la AppEvernote. Esta aplicación gestiona listas de tareas, archivos, recibos y otros.